Migliorare i flussi di lavoro con il software gestionale per le scuole private

La digitalizzazione è necessaria

Il mondo della scuola negli ultimi anni è profondamente cambiato, soprattutto nella digitalizzazione della didattica.
Ma spesso la gestione organizzativa interna di una scuola privata è ancora affidata a fogli excel, calendari, fogli cartacei con grande dispendio di risorse, energie e tempo da parte del personale docente e in generale di chi si occupa della gestione scolastica nel suo complesso.

Intervenire su questo aspetto digitalizzando i processi di contabilità, amministrazione, organizzazione e marketing, significa non solo ridurre i costi di gestione operativa, ma soprattutto liberare risorse utili a rendere la scuola più efficace, efficiente e competitiva.

É importante però che il software gestionale e CRM che scegliamo per la nostra scuola non abbia troppe “rigidità” e sia in grado di adattarsi al nostro modo di lavorare e di evolversi insieme a noi.

Lavorate ancora come 10 anni fa? Sicuramente no. Esattamente allo stesso modo, un software gestionale scuola deve essere in grado di cambiare nel tempo e di adattarsi alle esigenze di dipendenti, docenti, studenti e genitori.

Un software che si evolve senza pesare sui clienti

Bit on Cloud abbraccia questa filosofia da sempre. È un software gestionale e CRM per scuole private e corsi di formazione che investe costantemente in ricerca e sviluppo per migliorarsi ed essere più vicino ai propri partner e alle richieste del mercato della scuola.

Uno dei vantaggi principali di Bit on Cloud è che nessuna nuova funzionalità e nessun nuovo modulo viene addebitato ai propri partner. Tutti hanno accesso a tutto. Sempre. 

Ma quali sono le principali funzionalità di Bit on Cloud, gestionale e CRM per le scuole?

Gestisci aule, corsi, classi… ma anche lezioni ed esami

Puoi assegnare le aule ai docenti, creare e gestire il tuo catalogo dei corsi e delle classi con funzionalità rapide e intelligenti. Puoi formare le tue classi con funzionalità di selezione rapida per residenza, data di nascita, corsi già frequentati, etc.
E al termine dei corsi puoi anche pianificare la programmazione di nuovi corsi, lezioni ed esami, in pochi click, grazie a funzionalità intuitive come ‘sposta classi’ e ‘gestione iscritti’.

Facilita il lavoro degli insegnanti

Gli insegnanti, in modo semplice e intuitivo possono accedere alle loro lezioni programmate, gestire le presenze degli studenti, i contenuti delle lezioni, le attività e il materiale didattico e i test di valutazione e gli esami, monitorando costantemente i progressi degli studenti.

Possono anche gestire le proprie disponibilità, inclusi ferie e permessi.

Gestione gli studenti

La gestione degli studenti è semplice e intuitiva. Le anagrafiche sono personalizzabili, puoi impostare, visualizzare e gestire tutto quello che ti serve come allergie, deleghe per il ritiro, pagamenti… e puoi anche impostare avvisi automatici per ricordare scadenze, pagamenti, date di esami, informazioni operative e tutto ciò che ti serve!

Calcola automaticamente sconti e rette

Gestisci sconti amici, famiglia e sconti in base all’ISEE o a codici sconto in pochi click.

Sconti e offerte vengono gestiti e applicati in automatico grazie a un sistema intelligente di regole dinamiche che tu stesso puoi configurare e gestire in completa libertà.

Tu imposti le regole e Bit On Cloud pensa in automatico a tutto il resto (fatturazione, promozioni, comunicazioni…).

Area privata degli studenti

Studenti, genitori e iscritti possono accedere a un’area riservata, con accesso sicuro tramite login, che puoi integrare nel tuo sito web. IN ogni momento possono verificare iscrizioni e presenze, i servizi attivi, le votazioni, la documentazione e lo stato dei pagamenti e dei servizi a consumo. 

Se sei un asilo nido o una materna, gli educatori potranno caricare sul diario informazioni sulla giornata del bambino (attività didattiche e creative della giornata, pasti, sonnellini…).
E i genitori potranno “partecipare” alla giornata dei loro piccoli, semplicemente accedendo a Internet (attraverso qualunque dispositivo PC, MAC, smartphone e tablet)!

Se sei una scuola di inglese o offri corsi di formazione, potrai mettere a disposizione materiali didattici, risultati di test, calendari, compiti…) insomma avrai una gestione degli studenti a prova di 10 e lode!

Invia comunicazioni rapidamente ai tuoi studenti e a genitori

Con Bit On Cloud le comunicazioni a studenti, genitori e associati sono rapide ed efficaci!

Il CRM ti permette di inviare automaticamente mail, sms, telegram con le informazioni che vuoi tu (invio documenti, solleciti, situazioni contabili, info, avvisi, ecc.). 

Il tutto nel pieno rispetto della normativa privacy GDPR e con la piena libertà di gestire stile, contenuti e allegati.

Fai un Marketing efficace per la tua scuola e per i tuoi corsi di formazione

EMAIL MARKETING E MESSAGGISTICA

Grazie al servizio integrato di messaggistica e di email marketing, puoi pianificare campagne di marketing (newsletter, promozioni, offerte…) per studenti, genitori, potenziali clienti, gestendo il consenso informato in piena conformità alla normativa privacy GDPR.
Il tutto senza rinunciare alla creatività e allo stile, grazie a un’interfaccia semplice e accattivante.

SUPPORTO ALLA VENDITA E AL TELEMARKETING

Utilizza il servizio per gestire i percorsi di conversione dei tuoi potenziali clienti, inserendo i lead e associando a essi tutte le attività di marketing e telemarketing che vengono condotte, compresi date, note, risultati e allegati. Avrai uno storico che ti permetterà di elaborare più efficaci strategie di marketing e vendite!

ARCHIVIO CAMPAGNE

Un archivio di tutte le campagne multicanale (marketing, telemarketing, social…) dove puoi inserire KPI personalizzati e ritorni sulle vendite. Uno strumento essenziale per capire come ottimizzare le tue campagne future e dove investire!

Gestire i Progetti e i Flussi Finanziari…è semplice come fare click!

AGENDA E TASK

È un potente strumento per ottimizzare il tuo lavoro e quello degli altri. Gestisci progetti, attività come la preparazione dei materiali per i corsi, la correzione dei compiti, l’offerta formativa. Puoi controllare il tempo speso in ogni progetto da tutte le persone coinvolte. Programmi le scadenze operative e le condividi con il team e gli studenti con pratici alert!

GESTIONE LISTINI

Gestisci i tuoi listini di vendita e quelli di ordini e acquisto. Personalizzi i listini per durata del corso o del servizio, anno scolastico, area di attività, per cliente o per area territoriale.
Conservi lo storico dei listini precedenti e predisponi i listini futuri senza bisogno di intervenire manualmente al cambio della validità.

REPORTISTICA

Dal monitoraggio dei costi e delle unità di business, al flusso di cashflow.

Effettua con semplicità report e statistiche analitiche dei tuoi centri di costo per aree di attività. In pochi click potrai monitorare tutti i flussi finanziari della tua scuola!

Il gestionale scuola che ti permette di avere Rette e Fatture automatizzate

Decidi tu quando le rette devono essere emesse e fatturate (mensilmente, periodicamente e se l’emissione della fattura elettronica o della ricevuta debba avvenire prima o dopo l’incasso).

Puoi anche creare dei portafogli virtuali a consumo dove gli iscritti possono effettuare delle ricariche che vengono scalate ogni qual volta viene utilizzato il servizio!

E quando il credito si sta per esaurire Bit on Cloud li avvisa nella modalità che vuoi tu!

I documenti fiscali con Bit on Cloud sono al sicuro e al passo con la normativa

Bit on Cloud gestisce ogni tipo di documento fiscale ed è sempre al passo con la normativa: dall’ordine alle ricevute fiscali, ma anche fatture elettroniche, fatture elettroniche PA, parcelle, ricevute fiscali e non, fatture in ritenuta, fatture in rivalsa, regime dei forfettari…

Configura sezionali, numeratori fiscali e tutti gli automatismi di calcolo Iva, bollo, ritenuta e casse previdenziali.

Inoltre, attraverso un sistema intelligente di regole che puoi personalizzare, il sistema gestisce con pochi semplici passaggi anche fatturazioni periodiche, emissione di bollette e fatturazioni massive di servizi.

La fattura elettronica e la contabilità su una unica piattaforma

Emetti la tua fattura elettronica nel formato xml conforme, invii e ricevi direttamente dallo SDI il documento e monitori i messaggi di avvenuto recapito, senza bisogno di ulteriori intermediari o software.

Il gestionale riceve le fatture passive, crea il fornitore in automatico e ti permette con pochi click di contabilizzare e mettere in scadenziario le fatture ricevute dai tuoi fornitori.

Facilita i rapporti con il commercialista e la contabilità generale

Predisponi facilmente i flussi necessari per il 730 precompilato relativi alle spese detraibili.

Esporta con un solo click le tue fatture emesse e ricevute da inviare al commercialista o alla contabilità generale.

Le stampe e l’Archivio documentale sono sempre in ordine!

Il sistema ti consente di indicizzare, archiviare e conservare i tuoi documenti in modo semplice e veloce. Archivia file in ogni formato, dalla fattura che ricevi in pdf o xml, al preventivo, al modello di carta intestata di word che vuoi sia reperibile in ogni momento da tutti i tuoi collaboratori.

Il tuo ufficio sarà sempre con te!

MODULI DI STAMPA per ogni esigenza

Dalle stampe personalizzate con il tuo logo, alle statistiche. Hai a disposizione un ampio catalogo di moduli e grafici. E se non trovi il modello che fa al caso tuo, chiedicelo! Saremo lieti di crearlo per te e per la community Bit on Cloud (senza nessun costo aggiuntivo).

Un gestionale e CRM per le scuole che dialoga con tutti

Il servizio nasce aperto e pronto a comunicare con tutti i tuoi sistemi aziendali (es. Oracle EBS, Arxivar, Efil, PA Digitale, SPID)! Utilizzando API e Web Services l’interfaccia con altri sistemi e software è veloce e sicura.

Siamo snodo SDI e dialoghiamo in automatico con il canale per l’invio e la ricezione delle tue fatture elettroniche.

Ci occupiamo dello scambio e della ricezione di tracciati standard come Agenzia delle Entrate, flussi CBI Interbancari o di Poste Italiane.

Se vuoi approfondire i criteri che può essere utile tenere in considerazione nella scelta del gestionale e CRM per la tua scuola non perderti questo articolo!