Le domande che devi porti prima di scegliere un software gestionale e crm

Scegliere un gestionale: la grande corsa

Quando un’azienda, una scuola privata, un’associazione, una cooperativa o start up si trova a dover scegliere il software gestionale più adatto alle sue esigenze di solito come prima cosa inizia una ricerca, quasi sempre estenuante, di software gestionali analizzandone prezzi, caratteristiche, interfaccia etc., richiedendo demo, preventivi e mettendo poi i vari software gestionali identificati a confronto.

Quello che realmente serve all’azienda normalmente lo si dà per scontato: siamo talmente immersi nei processi quotidiani che siamo sicuri di sapere esattamente ciò di cui abbiamo bisogno.

Scegliere un gestionale: da dove partire

Il punto è che prima di affacciarsi sul mercato è necessario riflettere sui processi, come abbiamo raccontato in un articolo precedente. È fondamentale capire cosa fai, come lo fai, quando lo fai, perché lo fai.

Questo significa analizzare il tuo modo di lavorare, pensare, fare le cose. Solo così avrai gli strumenti per scegliere il miglior software gestionale per le tue esigenze, in grado di  aiutarti nei processi aziendali e nell’ottimizzazione dei flussi quotidiani di lavoro.

Scegliere un software gestionale: le domande a cui devi rispondere

Questo passaggio va fatto prima di chiedere qualunque preventivo o richiedere qualunque demo: nel rispondere non dovrai infatti pensare al funzionamento del software ma a cosa realmente ti serve. Il software gestionale che sceglierai dovrà essere in grado di tradurre la tua esigenza in realtà operativa, ottimizzando i tuoi processi e rendendo il tuo work flow di lavoro il più efficiente ed efficace possibile.
Vediamo le principali domande che devi porti prima di iniziare la tua ricerca.

Ripensare i processi aziendali

Come scegliere un gestionale: le domande sulle anagrafiche dei tuoi clienti

  • Possiedi una banca dati dei tuoi clienti attuali e potenziali? Quali dati hai bisogno di censire per ciascuno dei tuoi clienti?
  • Hai già un’informativa privacy per i tuoi clienti? Come raccogli il consenso per trattamenti di contatto e marketing?

Scegliere un gestionale: le domande per Marketing e CRM

  • Come gestisci le attività di commerciali e di marketing (incontri, visite commerciali, riunioni, ecc.)?
  • Vuoi gestire dal CRM l’invio di campagne di marketing come lettere, email, sms?
  • Se si, hai già dei potenziali modelli, i testi e i contenuti dei messaggi che vuoi inviare, il metodo e la frequenza di invio?
  • Di quali statistiche hai bisogno?

Scegliere un gestionale: le domande relative a Fatturazione, emissione documenti contabili

  • Quali sono tutti i documenti fiscali che emetti oggi? (Fatture, parcelle, bollettini, corrispettivi, ricevute…) Elencali. Pensa ai documenti che emetti da software, manualmente, o fai fare esternamente (commercialista, consulente, associazioni,..) e descrivine la gestione.
  • Conosci a quale normativa fiscale e iva sei assoggettato?
  • Hai documenti che necessitano applicazione del bollo? Se sì quali e quanti. Come è attualmente gestita l’applicazione del bollo?
  • Come viene consegnato/recapitato al destinatario il documento fiscale? Chi altri deve ricevere copia del documento emesso?
  • Il tuo anno contabile coincide con l’anno fiscale?
  • Quali moduli di stampa relativi a documenti fiscali ti servono o ritieni utile trovare nel futuro gestionale che sceglierai?

Scegliere un software gestionale: le domande per la gestione dei listini

  • Hai un tariffario chiaro e aggiornato? Quali sono le voci del tuo listino che dovranno essere visibili nei relativi documenti fiscali?
  • Quali sono le regole che determinano le tariffe dei tuoi servizi?
  • A parità di servizio sono previste scontistiche, convenzioni o maggiorazioni? A quali condizioni?
  • Quali moduli di stampa relativi all’analisi dei tuoi ricavi ti servono o ritieni utile trovare nel futuro gestionale che sceglierai?

La checklist per tradurre la tecnologia in realtà operativa

Scegliere un software gestionale: le domande per la gestione incassi

  • Come e con quali tempistiche ti pagano i tuoi clienti?
  • Quali metodi di pagamento utilizzi?
  • Quando e come viene registrato l’incasso?
  • Quali e quanti documenti produci a seguito del pagamento?
  • A chi devi trasmettere gli incassi?
  • Come archivi i giustificativi degli incassi, per esempio gli assegni o le ricevute del bancomat?
  • Hai il rischio di insoluti? Se sì, con che frequenza generi solleciti di pagamento? Come controlli gli insoluti, come effettui i solleciti?
  • Quali moduli di stampa relativi all’analisi dei tuoi incassi ti servono o ritieni utile trovare nel futuro gestionale che sceglierai?
  • Di quali statistiche hai bisogno?

Scegliere un gestionale: le domande per il back office

  • Come gestisci l’organizzazione fisica dei documenti fiscali emessi?
  • Quanti e quali sono i consulenti esterni a cui ti appoggi nella gestione del ciclo attivo? che informazioni devi passare loro periodicamente, come gestisci il passaggio documentale ed informativo?
  • Come effettui il monitoraggio dei ricavi, l’analisi del fatturato e più in generale quali sono gli indicatori che hai bisogno di controllare periodicamente?

Cosa vuoi ottimizzare dei tuoi processi amministrativi contabili e di marketing?

In ultimo ora che hai analizzato i tuoi processi relativi al ciclo attivo (amministrazione, contabilità, marketing), concentrati su quei passaggi che ritieni possano essere ottimizzati. Per definirli pensa a ogni volta che ti sei lamentato legato alla necessità di correggere, sistemare errori e imprecisioni, o gestire spiacevoli urgenze.

Le debolezze del tuo processo dovranno essere trasformate in punti di forza dal software gestionale che andrai a scegliere. Qualunque gestionale andrai a scegliere, che sia Bit on Cloud o qualunque altro, deve risolvere i tuoi problemi quotidiani, rendere i processi più fluidi e meno time consuming, rispondendo alle tue specifiche esigenze.

Solo così la tecnologia può aiutarti a migliorare i processi quotidiani!

Sei interessato a scoprire le domande che devi porti relativamente al ciclo passivo quando scegli un gestionale? Lo scoprirai nel prossimo articolo in uscita.

3 - ottimizzare amministrazione e contabilità

6 - Come ottimizzare amministrazione e contabilità

23 - etica del software