Come funziona la fatturazione elettronica?

Fatturazione elettronica e normativa

La fattura elettronica è un file in formato XML (eXtensible Markup Language), non contenente macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati, conforme alle specifiche tecniche di cui all’allegato A del provvedimento dell’Agenzia delle Entrate numero 89757 del 30 aprile 2018.”
Questa la definizione secondo l’Agenzia delle Entrate. Un modo forse un po’ complicato per identificare un documento in formato elettronico, o documento informatico, che contiene tutti i dati fiscalmente richiesti da una fattura ma che, grazie alla propria struttura, consente di trasmetterli in un formato che non solo ne consente la lettura e l’acquisizione con strumenti automatici, ma che ne garantisce l’immodificabilità.
Quando si parla di fattura elettronica è importante chiarire anche che nella famiglia delle fatture elettroniche esistono due tipologie diverse di documenti:

• la fattura elettronica verso la Pubblica Amministrazione o FEPA
• la fattura elettronica di cessione di beni o servizi effettuata tra tutti i soggetti residenti o stabiliti in Italia che ne abbiano l’obbligo, chiamata anche Fattura Elettronica tra privati o FEPR.

FEPA (Fatturazione Elettronica verso la Pubblica Amministrazione)

La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle Amministrazioni dello Stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio. La FatturaPA, o FEPA, è una fattura elettronica ai sensi dell'articolo 21, comma 1, del DPR 633/72, ed è la sola tipologia di fattura accettata dalle Amministrazioni Pubbliche che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio (SDI).
Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, stabilisce le regole in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato.
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:

• il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’unico accettato dal Sistema di Interscambio
• l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma elettronica qualificata di chi emette la fattura
• la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell'ufficio destinatario della fattura riportato nell' Indice delle Pubbliche Amministrazioni.

I siti di riferimento sono:

• www.fatturapa.gov.it
• www.indicepa.it

FEPR (Fatturazione Elettronica tra Privati)

Dal 1° gennaio 2019 l’obbligo di utilizzare la fattura elettronica è stato esteso anche a tutte le fatture emesse, a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia, ovvero ai privati. L’obbligo di fattura elettronica, introdotto dalla Legge di Bilancio 2018, vale sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2B, cioè Business to Business, ditte individuali, professionisti, aziende), che nel caso in cui la cessione/prestazione sia effettuata da un operatore Iva, ovvero una azienda verso un consumatore finale (operazioni B2C, cioè Business to Consumer). Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite nel provvedimento n. 89757 del 30 aprile 2018 pubblicato sul sito internet dell'Agenzia delle Entrate. Come per le FEPA, anche le FEPR o fatture elettroniche, vanno inviate ai propri clienti attraverso lo SDI (Sistema di interscambio), altrimenti sono considerate non emesse. A differenza delle FEPA però, per le fatture elettroniche tra privati, nel caso in cui il codice del destinatario non sia noto, è possibile comunque l’invio utilizzando un codice generico ‘0000000’. Sarà lo SDI che si prenderà carico di recapitarle nel cassetto fiscale del destinatario, sia questo una persona fisica o giuridica.
Per questo motivo è fondamentale che Codice Fiscale (nel caso di clienti privati), e partite Iva siano sempre presenti e verificati. Inoltre, a differenza delle FEPA, non è obbligatoria l'apposizione della firma elettronica. Per approfondire la storia normativa della Fatturazione Elettronica, potete visitare l’apposita sezione sul sito dell’Agenzia delle Entrate.

Fatturazione elettronica: i soggetti esclusi

Non tutti gli operatori economici sono assoggettati all’obbligo di emissione delle fatture in formato elettronico. L’Agenzia delle Entrante ha individuato alcuni soggetti esclusi tra cui, a titolo di esempio possiamo citare: gli operatori in regime di vantaggio o forfettario, i piccoli produttori agricoli e alcune forme di associazioni. Per alcune categorie di ordini, come per esempio medici o odontoiatri, a causa della particolare sensibilità dei dati trattati, nonché a seguito dell’intervento del Garante per la protezione dei dati personali, sono stati previsti non solo alcuni esoneri ma addirittura divieti di emissione delle fatture elettroniche.

Cos'è lo SDI - Sistema di Interscambio?

Il Sistema di Interscambio, gestito dall'Agenzia delle Entrate, è il sistema informatico che si occupa di:

• ricevere le fatture elettroniche sotto forma di file xml
• effettuare controlli sulla conformità al tracciato dei file fattura ricevuti
• inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie / ai destinatari privati
• notificare l’esito ovvero gli eventuali errori della fase di controllo e recapito.

È importante sapere che il Sistema di Interscambio si limita quindi a essere il ‘Postino’ del sistema di fatturazione elettronica, non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture che resta in carico al Trasmittente.

La conservazione delle fatture elettroniche

Come fare quindi per conservare le fatture elettroniche a norma di legge? L’Agenzia delle Entrate ha predisposto un apposito servizio che si attiva sulla propria area riservata del Cassetto Fiscale.
L’attivazione di tale servizio è gratuita e non comporta oneri per il contribuente ma, diversamente da quanto si potrebbe pensare, non è automatica.
È quindi consigliabile verificare con il proprio consulente che sia attiva, o attivarla nella sezione Fatturazione Elettronica del proprio cassetto fiscale.

La fattura elettronica in Bit on Cloud

Con Bit on Cloud la gestione della fattura elettronica è semplice e veloce. Il sistema ti permette di gestire sia le fatture elettroniche del tuo CICLO ATTIVO, ovvero i documenti che EMETTI da inviare ai tuoi clienti, che quelle del tuo CICLO PASSIVO, ovvero i documenti che RICEVI dai tuoi fornitori e che devi contabilizzare e mettere in scadenzario.
La generazione e l’invio del file sono due azioni separate e indipendenti, così come la ricezione automatica e la gestione del documento in scadenzario.
Ciò significa che con Bit on Cloud puoi generare le fatture elettroniche e poi decidere se:

• inviare i file a SDI utilizzando il servizio automatico di invio di Bit on Cloud denominato BeeBoC
• inviare i file xml a un tuo intermediario per l’invio
• inviare i file xml manualmente dal sito dell’Agenzia delle Entrate

Puoi anche importare i file fattura xml da altri applicativi e poi inviarli da Bit on Cloud (registratori di cassa, programmi di e-commerce, ecc.)
Nel caso di file di fattura di ciclo passivo puoi ricevere i file direttamente su Bit on Cloud, oppure importarli manualmente dopo che li hai scaricati dal tuo cassetto fiscale.

Sia nel caso che tu debba emettere o ricevere sia manualmente che in modo automatico, non ci sono costi aggiuntivi e non hai vincoli o limiti legati al numero di file xml generati, al numero di invii o ricezioni di file di fattura effettuati.

Puoi inoltre in modo rapido e veloce esportare tutte le fatture generate e ricevute per inviarle al consulente, al commercialista o a programmi di conservazione esterna.

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