Smart Working e Remote Working pro e contro del lavoro flessibile

Smart Working o Remote Working?

Prima di tutto dobbiamo dire che il termine Smart Working  viene utilizzato in modo scorretto. È stato infatti introdotto da un cattivo uso della terminologia da parte dei media in questo periodo di emergenza Corona Virus e dal lì è stato poi ripreso e rimbalzato erroneamente negli articoli on line.

Se traduciamo Smart Working otteniamo il concetto di lavoro intelligente o flessibile, ovvero la possibilità di lavorare senza vincoli di “cartellino” o rigidità oraria. Tale concetto di flessibilità lavorativa può essere applicata sia in un posto di lavoro tradizionale in ufficio, sia avvalendosi della modalità di lavoro da casa.

Lavorare da casa, in inglese si dice Remote Working. E proprio questa la definizione con cui è nato, prima negli USA e poi mano a mano negli altri stati.

La Storia del Remote Working

Da sempre, prima della rivoluzione industriale, l’uomo lavorava da ‘casa’.

Poi sono nati i grandi centri industriali, i palazzi amministrativi ed il lavoro come lo conosciamo oggi, ovvero come lo conoscevamo sino a ieri.

Trovate una grafica molto bella della storia del remote working in questo articolo di Toptal.

Con l’avvento dei PC prima e di Internet poi, nei primi anni '80, le grandi aziende americane iniziarono a sperimentare ufficialmente il lavoro ‘flessibile’ consentendo ai propri dipendenti di lavorare da casa utilizzando il telefono e ‘terminali remoti’, ovvero pc e modem collegati con i server aziendali attraverso linee dedicate.

Uno dei primi pionieri in questo campo è stata IBM. Nei primi anni ’80 IBM ha iniziato a installare "terminali remoti" nelle case dei dipendenti ed i risultati sono stati soddisfacenti al punto che il programma è cresciuto sino a raggiungere nel 2009 l’obiettivo di 386.000 dipendenti. Ovvero nel 2009 il 40% dei dipendenti globali di IBM lavorava da casa.

La nostra Storia

Quando iniziammo noi, nel lontano (ahimè) 2006, invece lo Smart Working e il Remote Working in Italia quasi non esistevano. Al massimo lo si poteva chiamare Tele Lavoro, e spesso dovevi spiegare che non era il quinto Tele Tubbies, bensì un metodo di lavoro alternativo: organizzare spazi, tempi e sistemi per lavorare da casa…

Allo sguardo scettico e a volte ironico di chi avevi di fronte difendevi la tua scelta (allora) coraggiosa snocciolando gli innumerevoli vantaggi dal punto di vista di risparmio in termini di tempo ed efficienza, ma il più delle volte venivi liquidato con un ‘Fortunata te allora che puoi alzarti quando vuoi e lavorare in pigiama’… 

Tuttavia affrontare il quesito lavoro da casa con 14 anni di anticipo ci ha permesso di ottimizzare non solo gli strumenti di lavoro, ma anche i metodi di organizzazione del lavoro stesso.

Abbiamo iniziato quando non esisteva ancora il concetto di privacy come la conosciamo oggi, né tantomeno il concetto di privacy by design.

Abbiamo scoperto che tale concetto è intrinseco nella buona ed efficace organizzazione di una azienda distribuita. Tempi di lavoro diversi, luoghi di lavoro diversi, incarichi suddivisi ma un unico centro e software di gestione del back office e della gestione del processo di lavoro, ci hanno portato ad una attenta e meticolosa archiviazione e gestione dei dati basata sulla creazione di policies specifiche per ogni ruolo.

SmartWorking tools foto

Vantaggi e Svantaggi del remote working

Quali sono i reali vantaggi?

Dalla nostra esperienza possiamo dire che i vantaggi del lavoro flessibile, sia da casa che in qualsiasi altro posto di lavoro non convenzionale sono davvero tanti, sia per le Aziende che per i lavoratori:

Migliore salute mentale e fisica per i dipendenti

Pensiamo allo stress dei pendolari obbligati a fare a volte anche più di un’ora di tragitto nel traffico in macchina o sui mezzi pubblici ogni giorno sia per recarsi al lavoro, sia per rientrare a casa la sera. Si guadagna in tempo, salute e inquinamento. Oltre ovviamente al risparmio economico legato ai costi del trasporto.

Migliore equilibrio tra vita professionale e vita privata

Poiché chi lavora da casa ha maggiore flessibilità nella gestione degli orari, riesce ad organizzare meglio il tempo per la famiglia, gli obblighi personali, il tempo per sé stessi e la carriera. Soprattutto chi come me è mamma e lavoratrice sa quanto la flessibilità che il lavoro da casa può dare migliora la qualità della vita e del tuo tempo.

Riduzione dei costi per le Aziende

Riducendo il numero delle postazioni necessarie nelle sedi operative, si riducono di conseguenza i costi degli immobili, riscaldamento, luce, Tari, IMU ecc..

Maggiore produttività

Il lavoro da casa consente una concentrazione maggiore e quindi una maggiore produttività in termini di tempi di lavoro ed efficienza. Lavorare rilassati, nel proprio ambiente, senza dover discutere con i vicini di scrivania per la temperatura della stanza o il volume della voce al telefono e soprattutto senza continue interruzioni ambientali aumenta il rendimento e riduce le frizioni tra colleghi.

Elimina confini ed aumenta le opportunità

Senza il vincolo della presenza fisica in un Ufficio, dipendenti della stessa Azienda possono essere in qualsiasi parte del mondo.

Questo, che per noi è uno dei vantaggi più belli, apre al mercato globale e facilità il fermento creativo. Essere in comunicazione con colleghi di luoghi e culture diverse, senza dover ogni volta saltare su un aereo, crea opportunità di confronto impossibili in una modalità di lavoro standard.

Gli svantaggi

Quando si coltivano le rose si devono accettare anche le spine, questo vale anche per lo Smart Working…

Gli svantaggi in realtà non sono molti ma devono essere chiari e noti da subito per non trasformarli in problemi.

Occorre una grande autodisciplina: ogni lavoratore ha flessibilità nella gestione dei task, degli orari e degli appuntamenti. Proprio per questo è fondamentale la puntualità e la correttezza nelle consegne e nel rispettare appuntamenti e riunioni ‘virtuali’ dove sono coinvolti anche altri colleghi, clienti o fornitori.

Si devono convincere i Clienti: non avere la classica sala riunioni, ovvero averla su Skype, comporta che anche i nostri clienti si debbano abituare a lavorare in modo virtuale.

La filosofia del lavoro flessibile non sempre viene compresa e spesso non avere una sede operativa fisica suscita perplessità sulla reale serietà dell’Azienda.

home working tools

I tools base per organizzare il lavoro da remoto

La buona notizia è che oggi, sempre più aziende capiscono l’utilità del lavoro flessibile e sempre più lavoratori lo considerano un vantaggio. Inoltre a differenza degli anni ’80 o del 2006, gli strumenti a nostra disposizione sono davvero molti e gestire il lavoro da casa non richiede più grandi investimenti.

Connettività

Avere una linea veloce e stabile a casa è il primo fondamentale requisito. Sappiamo che la realtà Italia oggi non è tra le più felici. La classifica del Digital Divide in Europa ci posiziona al 24° posto su 28. La morfologia del territorio non aiuta e gli investimenti fatti sono davvero esigui. Come risolvere quindi il problema connettività?

Dove non arriva la fibra o l’ADSL è possibile sopperire con una sim dati che consenta la connessione alla rete 4G o 5G con un minimo di Giga mensili. Si trovano offerte in rete di molti operatori a prezzi ragionevoli. Il vantaggio delle sim dati è che il modem ‘portatile’ (quella che noi tecnici chiamiamo saponetta) che viene dato in dotazione si può portare ovunque. Lo Smart Working è quindi possibile da casa, ma anche da altri posti.

PC e hardware

Un pc portatile è di sicuro una soluzione consigliabile in quanto, come la ‘saponetta’ dei cui abbiamo parlato sopra, consente la massima mobilità. Si può usare a casa, in vacanza ed in ufficio. In base al budget tuo o aziendale puoi programmare un acquisto oppure optare per un noleggio. In entrambi i casi scegli una buona marca e controlla che la garanzia preveda l’assistenza on site. Sconsigliamo smartphone e tablet come unici dispositivi di lavoro in quanto risultano meno utilizzabili per attività di scrittura e lettura dei documenti, hanno capacità di durata delle batterie più limitata e non agevolano la divisione del lavoro dalle altre attività private. Sono un ottimo ausilio ma in aggiunta al Pc tradizionale o portatile.

Un buon paio di cuffie con microfono è un altro investimento che consigliamo. Sceglietele di marca (noi preferiamo Sennheiser o Plantronics)  e utilizzabili sia da pc che da cellulare, con soppressione del rumore di fondo e ancora meglio se certificate per l’uso con Skype.

Software

Gli strumenti software fondamentali per il lavoro remoto non sono solo quelli dedicati alla tua specifica attività lavorativa, ma anche tutti quei software che ti consentono di comunicare tra colleghi, telefonare e video chiamare, gestire il lavoro in team.

Esistono molti software validi per le piccole Aziende. Molti di questi hanno costi di licenza alla portata anche delle piccole aziende o una versione limitata anche freeware.

Come sempre, un servizio free si mantiene non con costi di licenza o cloud, ma con pubblicità e sfruttamento dei dati per generare Big Data.

Sempre in chiave di privacy by design, se si vogliono utilizzare software free, è corretto pensare non solo alle funzionalità presenti ed alla continuità del servizio ma anche alle inserzioni pubblicitarie ed all'uso dei dati e la relativa tutela della privacy utente e della privacy aziendale.

Di seguito un piccolo elenco di quelli che utilizziamo noi e abbiamo identificato adatti alle nostre esigenze negli anni. Ovviamente ognuno ha le proprie preferenze ed esigenze, quindi non è detto che ciò che funziona per noi sia davvero utile anche in altre applicazioni.

Chiamate e video chiamate: essendo Microsoft partner abbiamo scelto Skype per le chiamate e le video chiamate. Skype inoltre ha la funzionalità di condivisione schermo che risulta molto utile quando devi condividere un’azione che stai facendo o la visualizzazione di un documento. È semplice da utilizzare e stabile come funzionamento, è un ottimo strumento per start up e pmi. Esiste ovviamente anche la versione free che non ha limiti di utenti. Essendo uno strumento molto noto e diffuso è inoltre semplice da utilizzare con clienti e fornitori.

La qualità delle video chiamate è strettamente collegata alla qualità del segnale di rete. Il segnale video infatti assorbe molta più banda del segnale audio. Il nostro consiglio, quando hai difficoltà di connessione è fare call di gruppo (solo audio) anziché video chiamate.

È inoltre buona educazione spegnere il proprio microfono quando non si parla in modo da limitare il più possibile rumori di fondo o accidentali.

Slack è un ottimo tool per comunicare tra colleghi e gruppi di lavoro. Si installa con rapidità sia sul tuo Pc che sul telefono e consente di creare conversazioni di gruppo oltre a conversazioni dirette one to one. Nel nostro ambiente di ‘sviluppatori’ è molto utilizzato anche come canale di comunicazione tematica. Esistono gruppi Slack che sono vere e proprie community dove si discute e si condivide materiale e nozioni su grafica, sviluppo web, marketing ecc. Anche di Slack esiste la versione free.

Utilizziamo Mirò come dashboard o lavagna virtuale per condividere appunti, schemi e idee.

Con tutte le app ed i programmi installati, serve una app per archiviare in modo sicuro tutte le password!

Keepass è un ottimo tool facile da usare e sicuro che ti consente di archiviare con semplicità tutti i tuoi account. Sconsigliamo di archiviare password in cloud. Si crea infatti un single point of failure in caso di furto delle credenziali o del dispositivo smart.

Infine, per avere davvero sempre l’ufficio a portata di mano, è fondamentale avere un buon gestionale in cloud che ti consenta la gestione delle attività, dei processi aziendali, dei task e delle to do list. Il gestionale che scegli deve inoltre poterti aiutare con l’archiviazione di documenti e dei file di lavoro in modo semplice e sicuro.

Devi poter gestire la rubrica dei tuoi contatti, le schede di clienti e fornitori, le pratiche di lavoro. Il tutto ovviamente con la sicurezza di essere accessibile con continuità garantita nel rispetto della normativa Privacy.

Per fare tutto questo noi utilizziamo Bit on Cloud….ma magari lo avevate già immaginato 😊

smart working imprevisti

I nostri consigli per lavorare al meglio da casa

Concludiamo con un piccolo vademecum di consigli maturati in questi 13 anni di esperienza:

Mai lavorare in pigiama! La tentazione è forte, ma siete comunque a lavoro! Seguire la normale routine mattutina e prendersi cura di sé è fondamentale per il tuo benessere personale e per entrare nell’ottica della giornata lavorativa. Inoltre se vi preparate con cura per la giornata lavorativa non sarete colti impreparati in caso di video chiamate non preventivate…

Separa la tua area di lavoro. Lo spazio dedicato al lavoro deve essere, anche se piccolo, uno spazio dove fai solo quello. Non usare il tavolo della cucina o della sala da pranzo. Se non hai una stanza dedicata puoi ricavare una postazione in una zona della casa tranquilla. Oltre ad un piano di appoggio ti serve una piccola cassettiera o uno scaffale dove riporre appunti, fogli e documenti, questo ti aiuterà non solo a mantenere ordinato il tuo spazio di lavoro, ma anche a tutelare la privacy tua e della tua azienda.

Flessibili ma organizzati. Pianifica le tue giornate lavorative. Fai un planner settimanale delle ore di lavoro organizzato in base ai tuoi task, agli appuntamenti con colleghi o clienti ed ai tuoi impegni personali. Una volta decisi i tempi lavorativi sforzati di non modificarli se non per urgenze. L’abitudine a non rispettare il calendario in virtù della flessibilità si può trasformare in un vero incubo quando ti accorgi che non hai rispettato i tempi e sei in ritardo con le tue consegne e questo si ripercuote sul lavoro anche dei tuoi colleghi.

Programma le tue video chiamate in orari dove sai che puoi chiudere la porta della tua stanza di lavoro o quando non c’è nessuno a casa. Avvisa i tuoi familiari o le persone che vivono con te quando hai appuntamenti importanti. Vi ricordate il famoso video del professor Kelly durante un’intervista alla BBC? 

Prenditi una pausa ogni tanto e non saltare i pasti. Alzati, fai due passi, bevi una tazza di thè.

Crea una to do list. Con il tuo gestionale, con un foglio di carta, con una lavagna magnetica. Non importa il supporto, l’importante è avere una visione chiara e immediata delle cose aperte da finire. Organizza le attività in base alla scadenza e alla durata che hai stimato in termini di tempo per l’esecuzione.

Limita le distrazioni. Non solo quando lavori da casa, in generale quando sei concentrato su una attività, qualsiasi tipo di interruzione può farti perdere il filo del lavoro e interrompere il flusso dei pensieri. Questo ti fa perdere concentrazione, tempo e qualità nel risultato. Riceviamo ogni minuto decine di notifiche, mail di lavoro, mail private, whatsapp, telegram, facebook, slack, skype, … e il più delle volte il nostro pc è sincronizzato con il nostro smartphone e quindi ogni notifica è doppia! Dedica 15-20 minuti al mattino prima di iniziare il lavoro per controllare notizie, social e mail private. Poi chiudi le piattaforme social e disattiva le notifiche del tuo smartphone fino alla pausa programmata.

Se stai facendo un’attività delicata o se devi terminare un lavoro importante chiudi anche la posta elettronica e disattiva ogni chat per almeno 30 minuti.

5 - Sostenibilità per innovazione delle pmi

9 - come scegliere software gestionale